Firmalar, resmi belgeleme ve arşiv için dokümantasyon yapmak zorundadır. Firmanın gerçekleştirdiği ve gerçekleştireceği tüm işlemler, dokümanlarda yazılı bulunmalıdır. Bu hem firmanın beyan edeceği bilgiler için, hem de gelecekte yapılacak geçmişe dönük taramalar için bir gerekliliktir. Her firma, iş hacmine uygun şekilde dokümantasyon yapmaktadır. Dokümanların kağıtlara basılı şekilde şirket içinde oradan oraya gezmesi, iş süreci yönetimi
Firmalar, resmi belgeleme ve arşiv için dokümantasyon yapmak zorundadır. Firmanın gerçekleştirdiği ve gerçekleştireceği tüm işlemler, dokümanlarda yazılı bulunmalıdır. Bu hem firmanın beyan edeceği bilgiler için, hem de gelecekte yapılacak geçmişe dönük taramalar için bir gerekliliktir. Her firma, iş hacmine uygun şekilde dokümantasyon yapmaktadır.
Dokümanların kağıtlara basılı şekilde şirket içinde oradan oraya gezmesi, iş süreci yönetimi için büyük bir zaman kaybıdır. Dokümanlara gerekli imzayı atacak kişilerin o an yerinde olmaması, izinli olması veya yoğunluktan dolayı işlemi geciktirmeleri, firmanın istemeyeceği durumlardır.
Kağıda basılı dokümanların depolanması ise başlı başına bir iş koludur. Firmalar, şirketlerinde depolayamadıkları dokümanları arşivlemek adına arşivleme firmaları ile görüşmekte ya da ayrı bir depo tutarak kira vermektedir. Rekabetin yüksek olduğu piyasalarda bu durum her şirket için gereksiz sermaye kaybıdır. Ayrıca arşivden istenen evrakın gecikmesi, iş akışının yavaşlaması anlamına gelir.
Tüm istenmeyen sonuçların ortadan kaldırılması için elektronik doküman yönetimi kolaylaştırıcı bir seçenek olarak ortaya çıkmaktadır. Elektronik doküman yönetimi kısaca, tüm dokümanların elektronik ortama aktarılarak iş akışını hızlandırmayı sağlar.
Belgeler Neden Elektronik Ortama Aktarılmalıdır
Firmaların hızlı tepki vermek zorunda olduğu günümüzde, kağıt belge kullanımı verilen tepkilerin hızını düşürmek anlamına gelir. Elektronik ortama aktarılmış belgeler, iş akışını ve belge yönetimini hızlı bir hale getirir. Tüm belgelerin elektronik ortama aktarılması, firmanın arşivleme ve paylaşım konularında da vites arttırmasını sağlar.
Elektronik ortama aktarılan belgeler, elektronik imza seçeneği sayesinde kolaylıkla yönetilebilmektedir. Şirket içinde kolayca paylaşılıp imzalanabilen belgeler, yine elektronik ortamda müşteriler veya alıcılar ile paylaşılabilir. Kağıt belgeler ile birkaç günde gerçekleşecek işlemler, elektronik belgeler ile birkaç saat içinde tamamlanır. Böylece firmanın rekabet ortamındaki konumu sağlamlaşır.
Elektronik Arşivleme Seçeneği
Belgelerin elektronik olarak arşivlenebilmesi, arşiv yönetiminin kolaylıkla kontrol edilebilmesi anlamına gelmektedir. Arşiv verimliliği kontrol edilebilir. Arşive gönderilen dosyalara kolayca erişim sağlanabilir. Depo veya üçüncü parti firmalara ödenen arşiv maliyetinden kurtulmak da firmaya maddi kolaylık sağlar.
Elektronik Belgelemenin İş Süreçlerine Etkisi
Elektronik dokümantasyon, şirket hafızasının dijital ortama aktarılması anlamına gelmektedir. Bu sayede şirket geçmişi, verilen hizmetler veya yapılan üretimler kolaylıkla ulaşılabilir bir konumda olur. Gelişmiş istatistikler oluşturulabilir.
Elektronik belgeleme sayesinde iş süreçlerinin standardizasyonu sağlanmış olur. Veri girişlerindeki hataların önüne çok daha rahat geçilebilir. Otomasyon seçeneğinin olması, şirket hafızasının yeni çalışanlara kolaylıkla aktarılabilmesini sağlamaktadır.
İş süreçlerinin mevcut elektronik sistemlere entegre edilmesi çalışan verimliliğini de arttırır. Zamanlarının büyük çoğunluğunu kağıt belgelerle uğraşarak harcayan çalışanlar, iş süreçlerinin elektronik ortama aktarılması sayesinde daha rahat çalışırlar. Görevlerine her an her yerden ulaşabilme şansı, motivasyonlarını arttırır ve acil durumlara acil müdahalede bulunmalarını sağlar.